Politique de confidentialité

1. Introduction

Nous, Urgo Hôtels Canada, sommes une société de gestion hôtelière qui exploite de manière indépendante plus de 18 hôtels à travers le Canada. Notre portefeuille comprend à la fois des établissements indépendants et des hôtels membres de chaînes. Les hôtels membres de chaînes portent les bannières suivantes : Hilton Worldwide, Marriott International. La présente politique de confidentialité, conformément aux règlements provinciaux et fédéraux (s’il y a lieu), s’applique généralement à tout renseignement personnel recueilli par Urgo Hôtels Canada sur toutes les personnes qui ne sont pas des employés Urgo Hôtels Canada et qui accèdent aux locaux de nos hôtels (« hôtes ») et à nos sites Web, sur les candidats à des offres d’emploi à Urgo Hôtels Canada et sur toute autre personne avec laquelle Urgo Hôtels Canada fait affaire, comme les représentants des clients et les partenaires commerciaux.

Nous déployons des efforts raisonnables pour expliquer pourquoi et comment nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels. Nous obtenons leur consentement lorsque nécessaire et traitons leurs renseignements personnels à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

La politique de confidentialité est un énoncé de principes, de lignes directrices et de pratiques régissant la protection des renseignements personnels, la manière dont ces renseignements sont utilisés et/ou communiqués et les choix que vous pouvez faire quant à la manière dont vos renseignements sont recueillis par Urgo Hôtels Canada par l’entremise des canaux décrits ci-dessous :

2. Renseignements

Définition des renseignements non identifiables : les renseignements personnels qui sont anonymisés et/ou regroupés et qui ne peuvent pas être associés à une personne identifiable ne sont pas considérés comme des renseignements personnels. Urgo Hôtels Canada se réserve le droit de réaliser des analyses statistiques en utilisant les renseignements et/ou les données personnelles recueillies, y compris les données recueillies auprès des personnes qui entrent dans ses établissements ou au moyen de ses sites Web, de son réseau Wi-Fi, de façon anonyme et/ou regroupée, afin de comprendre les intérêts des utilisateurs, d’améliorer ses services et de mesurer l’intérêt à l’égard de ses sites Web et de l’utilisation de ceux-ci. Urgo Hôtels Canada se réserve le droit de fournir à des tiers ses analyses fondées sur ces données anonymisées et/ou regroupées.

Définition des renseignements personnels : lorsqu’utilisés dans le cadre de la présente politique de confidentialité, les renseignements personnels désignent tout renseignement concernant une personne identifiable.Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels pour vérifier l’identité des personnes qui communiquent avec nous par téléphone, par voie électronique ou autrement, à des fins de formation interne et d’assurance de la qualité, pour gérer nos activités et garantir l’efficacité, la fiabilité et la sécurité de nos systèmes et de nos réseaux, et pour garantir la sécurité de nos hôtes et de nos hôtels.En outre, nous pouvons recueillir et utiliser, dans la mesure autorisée par la loi, les renseignements personnels de nos hôtes pour comprendre leurs intérêts et leurs besoins afin de leur offrir des produits, des recommandations et des services personnalisés.

Plus précisément,Urgo Hôtels Canada recueille et utilise les renseignements personnels de la manière suivante :

2.1. Renseignements recueillis auprès de vous ou à votre sujet.

Dans de nombreux cas, nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous vous rendez dans nos établissements, effectuez une réservation dans l’un de nos hôtels, utilisez nos services, formulez une plainte, présentez une demande, nous contacter en personne ou par l’entremise de nos sites Web et utilisez ceux-ci pour vous connecter au réseau Wi-Fi. Ainsi, vous saurez à quelles occasions nous recueillons ces renseignements. Nous pouvons également recevoir des renseignements personnels à votre sujet de la part de nos franchiseurs lorsque vous effectuez votre réservation directement auprès d’eux, de tiers lorsque vous effectuez votre réservation par leur intermédiaire, de nos clients, tel que votre employeur ou de tout autre tiers par l’intermédiaire duquel votre passage dans nos hôtels est géré ou organisé (par exemple si vous assistez à une conférence tenue par une association professionnelle), mais à tout moment, avec votre consentement préalable et/ou comme autorisé par la loi, oralement ou par écrit, avant ou au moment de la collecte, sauf si le but de cette collecte est évident et que vous avez fourni vos renseignements de votre plein gré.

2.2. Renseignements recueillis automatiquement.

Dans certains cas, nous pouvons recueillir automatiquement des renseignements qui ne permettent pas nécessairement de vous identifier en tant que personne. Par exemple, nous pouvons recueillir le type de renseignements suivant :

3. Communications

Vous pouvez recevoir les types de communications électroniques suivants de la part de Urgo Hôtels Canada :
Pour obtenir plus de renseignements sur la manière dont vous pouvez retirer votre nom ou adresse de la liste d’envoi de ces messages électroniques commerciaux.

4. Votre consentement

En général, en interagissant et/ou en faisant affaire avec nous, ou en nous transmettant des renseignements dans le cadre de l’utilisation des services chez Urgo Hôtels Canada, en visitant, en interagissant avec et/ou en utilisant nos sites Web et/ou en utilisant notre réseau Wi-Fi, vous donnez votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels, comme indiqué dans la présente politique de confidentialité.

Exceptions à l’exigence de consentement. Dans certaines circonstances, vos renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués sans votre consentement. Voici des exemples de ces circonstances exceptionnelles :
Pour obtenir plus de renseignements sur la manière dont Urgo Hôtels Canada peut communiquer vos renseignements personnels

5. Droit de retirer le consentement

Le consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Toutefois, sans ce consentement, Urgo Hôtels Canada peut, dans certains cas, limiter les services qu’elle est en mesure de vous fournir et/ou ne pas pouvoir nouer une relation commerciale, maintenir cette relation et/ou interagir avec vous. Vous pouvez également retirer votre consentement de la manière suivante :

6. Communication des renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne seront pas vendus ni transférés à des tiers non affiliés sans votre accord, à moins que la loi nous y autorise ou selon ce qui suit :

7. Sécurité

Nous utilisons des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé. Nous avons mis en place des mesures de sécurité qui comprennent des contrôles administratifs, techniques et physiques destinés à protéger vos renseignements personnels. Par exemple, nous utilisons une technologie de chiffrement conforme aux normes industrielles pour sécuriser les renseignements personnels sensibles lorsqu’ils sont recueillis et transmis par Internet, ainsi que des pare-feu, des logiciels de surveillance des sites et de détection des intrusions. En cas d’incident relatif à la sécurité touchant l’un de vos renseignements personnels recueillis et conservés par Urgo Hôtels Canada comme indiqué dans notre politique de confidentialité, nous pouvons communiquer avec vous par courriel, lettre et téléphone ou par tout autre moyen de communication sécurisé.

Internet comporte des limites de sécurité et de confidentialité qui échappent au contrôle de Urgo Hotels Canada. Malheureusement, aucun système de transmission ou de stockage de données ne peut être considéré comme étant complètement sûr. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée, veuillez en informer immédiatement notre responsable de la protection de la vie privée.

8. Conservation des renseignements personnels

Nous disposons de processus de conservation des renseignements personnels qui nous aident à faire en sorte que vos renseignements personnels ne soient pas conservés plus longtemps que ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité ou pour autrement nous acquitter de nos obligations légales.

9. Lieux, stockage et transfert transfrontalier

Vos renseignements personnels sont stockés dans des lieux sécurisés et sur des serveurs gérés par Urgo Hôtels Canada. Nonobstant ce qui précède, Urgo Hotels Canada et services tiers peuvent traiter ou stocker vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Conformément aux lois de ces pays, dans certaines circonstances, vos renseignements personnels peuvent être accessibles à des forces de l’ordre, des autorités réglementaires ou d’autres instances étrangères. Pour obtenir plus de renseignements sur nos pratiques et nos politiques sur le recours à des prestataires de services étrangers, veuillez communiquer avec nous comme indiqué ci-dessous.

10. Enfants

Nous reconnaissons l’importance de la protection de la vie privée des enfants. Les enfants ne peuvent pas faire de réservations dans nos hôtels et ne peuvent pas y séjourner sans l’accord de leurs parents. Nos sites Web ne s’adressent pas aux enfants de moins de treize (13) ans et ne leur sont pas destinés. Si vous avez moins de treize (13) ans, veuillez ne pas utiliser nos sites Web, et si vous avez plus de treize (13) ans, mais n’avez pas atteint l’âge de la majorité là où vous résidez, vous ne devez utiliser nos sites Web qu’avec la participation et la permission d’un parent ou d’un tuteur légal. Urgo Hôtels Canada ne recueille volontairement ou sciemment aucun renseignement personnel auprès des enfants de moins de treize (13) ans sans avoir obtenu le consentement des parents.

11. Rôle du responsable de la protection de la vie privée

Le responsable de la protection de la vie privée Urgo Hôtels Canada et les directeurs généraux des hôtels gérés par Urgo Hôtels Canada  sont responsables de veiller à la conformité à la présente politique ainsi qu’aux règlements provinciaux et fédéraux.Veuillez adresser toute question, plainte ou inquiétude concernant la présente politique de confidentialité ou les pratiques de Urgo Hôtels Canada en matière de confidentialité concernant la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, par écrit à la personne responsable de la protection de la vie privée :urgocatalent@hhmhotels.com